Social-Media-Richtlinie.

Die interne Social-Media-Richtlinie regelt die Organisation, die inhaltlichen Standards und die technischen Sicherheitsanforderungen für alle offiziellen Social-Media-Auftritte der "Sülztalböcke Immekeppel". Sie soll einen einheitlichen, professionellen und rechtlich vorsichtigen Außenauftritt fördern sowie Zuständigkeiten, Prüfprozesse und Reaktionswege verbindlich festlegen.

Anwendungsbereich

Die Richtlinie gilt für alle offiziellen Social-Media-Accounts, Kanäle und sonstigen digitalen Kommunikationsformate des Vereins. Sie gilt für alle Personen, die im Namen des Vereins Inhalte erstellen, freigeben, veröffentlichen, moderieren oder technische Zugänge verwalten. Sonstige Personen, die außerhalb der offiziellen Vereinsaccounts offenkundigen Vereinsbezug kommunizieren, sind nicht beauftragt. 

Der Verein kommuniziert freundlich, sachlich, respektvoll und nachvollziehbar. Offizielle Vereinskanäle dienen der Information, Außendarstellung, Mitgliederbindung und Vereinswerbung. Sie sind nicht für persönliche Auseinandersetzungen oder unkoordinierte Einzelmeinungen bestimmt. Beiträge sollen in Ton, Gestaltung und Inhalt zum Profil und Selbstverständnis des Vereins passen.

Der Vorstand trägt die organisatorische Gesamtverantwortung für den offiziellen Social-Media-Auftritt des Vereins. Die operative Betreuung des Internetauftritts wird der Rolle Pressewart/Medienbeauftragter, die aktuell vom Geschäftsführer wahrgenommen wird, zugewiesen. Die operative Betreuung des Facebook-Auftritts übernimmt die Rolle Projektverantwortung in der Person von Carsten Bosbach. Ohne ausdrückliche Zuweisung darf niemand im Namen des Vereins offizielle Inhalte veröffentlichen.

Freigabeprozesse

Standardbeiträge mit geringem Risiko können von den zuständigen Personen eigenverantwortlich veröffentlicht werden. Eine zusätzliche Freigabe/Rücksprache  sollte eingeholt werden für Beiträge mit Personenbezug, über Minderjährige, Sponsorendarstellungen, Gewinnspiele, konfliktträchtige Themen, rechtlich sensible Aussagen sowie Krisenkommunikation. 

Vor Veröffentlichung sensibler Inhalte erfolgt eine Kurzprüfung anhand der nachfolgenden Fragestellungen:

Datenschutz und personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet und veröffentlicht werden, wenn hierfür eine tragfähige Rechtsgrundlage besteht und die vereinsintern festgelegten Prozesse eingehalten werden. Interne Freigaben ersetzen die datenschutzrechtliche Zulässigkeit nicht. Vor Veröffentlichungen mit Personenbezug ist zu prüfen, ob der Inhalt erforderlich, angemessen ist. Anfragen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder sonstige Beanstandungen sind unverzüglich an die redaktionell zuständige Stelle weiterzuleiten und zu dokumentieren. Über den Inhalt und Umfang der Reaktion wird nach rechtlicher Prüfung im Einzelfall entschieden. Mitgliederlisten, Ehrungen, Turnierergebnisse, Geburtstagsgrüße oder vergleichbare Veröffentlichungen sind vorab auf Personenbezug und Angemessenheit zu prüfen.

Fotos und Videos

Vor jeder Veröffentlichung von Fotos oder Videos ist zu prüfen, ob Personen erkennbar abgebildet sind und auf welche Rechtsgrundlage die konkrete Veröffentlichung gestützt wird. Bei Bildnissen sind insbesondere die Vorgaben des Rechts am eigenen Bild sowie die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Einzelfotos, Bilder mit hervorgehobenen Personen oder Aufnahmen in sensiblen Situationen sind besonders zurückhaltend zu behandeln. Die Zulässigkeit endet nicht mit dem Anfertigen des Bildes. Maßgeblich ist die konkrete Veröffentlichung in dem vorgesehenen Kanal und Kontext. Für Aufnahmen aus dem Jugendbereich gelten die verschärften Regeln nach dem Abschnitt Kinder und Jugendliche.

Kinder und Jugendliche

Bei Fotos, Videos oder sonstigen Beiträgen mit Minderjährigen ist ein besonders vorsichtiger Maßstab anzulegen. Vor Veröffentlichungen mit Minderjährigen ist gesondert zu prüfen, ob eine tragfähige Rechtsgrundlage besteht und ob, soweit erforderlich, eine nachweisbare Einwilligung der Sorgeberechtigten für den konkreten Veröffentlichungszweck vorliegt. Bei Veröffentlichungen im Internet oder in sozialen Netzwerken ist besondere Zurückhaltung geboten. Vor Veröffentlichungen sind die vereinsinternen Anforderungen an Einwilligungen, Freigaben und Schutzstandards einzuhalten. Namensnennungen, Markierungen, Standortangaben, wiederkehrende Trainingsorte oder ähnliche identifizierende Zusatzinformationen sind nur mit besonderer Zurückhaltung zu verwenden. Im Zweifel ist eine zurückhaltendere Darstellungsform zu wählen, etwa eine weniger individualisierende Aufnahme oder der Verzicht auf Zusatzinformationen.

Urheberrechte und Nutzungsrechte

Fremde Fotos, Musik, Texte, Grafiken, Logos, Flyer oder Videoelemente dürfen nur genutzt werden, wenn die erforderlichen Rechte vorliegen und die konkrete Nutzung - einschließlich Bearbeitung, Zuschnitt, Kombination mit Vereinsmaterial und Veröffentlichung auf der jeweiligen Plattform - vom Rechteumfang gedeckt ist. Bei Logos, Kennzeichen und Gestaltungen ist zusätzlich zu prüfen, ob Marken-, Kennzeichen-, Design- oder sonstige Schutzrechte berührt sind. Die technische Verfügbarkeit eines Inhalts im Internet oder auf einer Plattform ersetzt keine Rechteprüfung. Bearbeitungen, Zuschnitte, Filter, Texteinblendungen oder Kombinationen mit Vereinsmaterial sind nur zulässig, wenn auch hierfür die erforderlichen Rechte vorliegen. Erforderliche Urheberbenennungen und sonstige Lizenzbedingungen sind einzuhalten. Die bloße Namensnennung ersetzt jedoch keine fehlende Nutzungserlaubnis.

Werbung, Sponsoren und kommerzielle Inhalte

Sponsorennennungen, Kooperationsbeiträge, Gewinnspiele, Rabattaktionen oder sonstige kommerziell geprägte Inhalte sind vor Veröffentlichung gesondert zu prüfen und freizugeben. Werbliche oder kommerziell geprägte Inhalte sind, soweit der kommerzielle Zweck nicht bereits unmittelbar erkennbar ist, klar als Werbung, Anzeige, Kooperation oder Sponsorinhalt zu kennzeichnen. Redaktionelle Vereinsinformationen und werbliche Aussagen dürfen nicht so vermischt werden, dass der kommerzielle Zweck verschleiert wird. Vereine sollten Sponsorendarstellungen, Partner-Posts und Promotions besonders sorgfältig und einheitlich handhaben.

Kommentarmoderation | Community Management

Kommentare, Direktnachrichten und sonstige Nutzerreaktionen sind regelmäßig zu überwachen. Auf sachliche Kritik ist ruhig, knapp und professionell zu reagieren. Persönliche Rechtfertigungen, Gegenangriffe oder Diskussionen aus dem Affekt sind zu unterlassen. Beleidigende, diffamierende, drohende, sachfremde oder sonst problematische Inhalte können nach
Maßgabe dieser Richtlinie verborgen, gelöscht, gemeldet oder intern eskaliert werden. 

Persönlichkeitsrechte und interne Konflikte

Offizielle Vereinskanäle sind keine Bühne für vereinsinterne Streitigkeiten, persönliche Schuldzuweisungen oder öffentliche Bloßstellungen. Mitglieder, Trainer, Eltern, Funktionsträger oder sonstige Beteiligte dürfen nicht durch emotionale Stellungnahmen, Verdächtigungen oder indirekte Anspielungen über offizielle Vereinskanäle herabgesetzt werden. Konfliktbehaftete Sachverhalte sind intern zu klären und nur dann öffentlich zu kommunizieren, wenn dafür ein klarer, abgestimmter und sachlich tragfähiger Anlass besteht.

Krisenkommunikation

Bei rechtlich sensiblen Vorfällen, Shitstorms, schweren Beschwerden, Sicherheitsvorfällen oder reputationsgefährdenden Entwicklungen gilt die nachfolgende Eskalationsstruktur. Öffentliche Stellungnahmen in Krisensituationen dürfen nur von den hierfür benannten Personen freigegeben werden. In Krisenlagen gilt der Grundsatz: erst intern klären, dann koordiniert reagieren. Nachfolgende Moderationsstufen kommen zum Einsatz:

Dokumentation

Freigaben, Beschwerden, Löschungsverlangen, Sicherheitsvorfälle und sonstige relevante Vorgänge sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Soweit erforderlich, sind dabei auch die maßgebliche Rechtsgrundlage, erteilte Einwilligungen, Interessenabwägungen, Zuständigkeiten und getroffene Entscheidungen festzuhalten; ein etwa erforderliches Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten bleibt davon unberührt. Die Krisenkette wird wie folgt dokumentiert:

(Zutreffendes bitte ankreuzen)

Sicherheit, Zugänge und Technik

Zugänge zu Vereinsaccounts sind ausschließlich an die unten benannten Personen vergeben. Passwörter sind vertraulich zu behandeln, regelmäßig zu überprüfen und nicht unkontrolliert weiterzugeben. Soweit technisch möglich, ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu verwenden. Private Accounts und Vereinsaccounts sind sauber zu trennen. Beim Ausscheiden von Admins, Ehrenamtlichen oder Dienstleistern sind Zugänge, Rollen und Authentifizierungen unverzüglich zu überprüfen und anzupassen. Nachfolgende Personen betreuen Vereinsaccounts und haben Zugriffsrechte:

Verstöße gegen diese Richtlinie können je nach Schwere zu organisatorischen Maßnahmen führen, etwa zum Entzug von Zugriffsrechten, zur Korrektur oder Löschung von Inhalten, zu internen Weisungen oder zum Ausschluss von Social-Media-Aufgaben. Weitergehende vereinsinterne Schritte bleiben unberührt.

Alle Personen mit Social-Media-Verantwortung sind über Inhalt, Reichweite und praktische Anwendung dieser Richtlinie zu unterrichten. Die Richtlinie ist regelmäßig sowie anlassbezogen zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Verantwortlich für die Überprüfung ist der  Pressewart/Medienbeauftragter.